Kjøtt- og fjørfebransjens Landsforbund

Du er her: Forsiden / Jusspalten / Råd når Arbeids-tilsynet kommer

Viktige og gode råd når Arbeidstilsynet kommer

Jushjørnet nr. 7 / 2016 av Anne Brit Slettebø, advokat, NHO Mat og Drikke.
- Mange bedrifter vil oppleve at Arbeidstilsynet kommer på tilsyn. I denne artikkelen gir vi kortfattet informasjon om vanlige prosedyrer for slik tilsyn, samt noen råd om hvordan bedriftene kan opptre under tilsynet.

Arbeidstilsynet fører tilsyn med at bestemmelsene i arbeidsmiljøloven, og dens forskrifter, blir overholdt. Det er det lokale Arbeidstilsynet ved dens inspektører som utfører slike tilsyn.

SKRIFTLIGE RUTINER
Vi anbefaler bedriftene å ha skriftlige rutiner for hvem som skal være tilstede ved tilsyn og at aktuell dokumentasjon er lett tilgjengelig, som for eksempel internkontrollsystemet/ HMS-permen, arbeidsavtaler, overtidslister, opplæringsplaner av de ansatte, hvem som er verneombud/verneombudordningen o.l.

VARSLET TILSYN
Det vanligste er at Arbeidstilsynet kommer på et varslet tilsyn. Det vil si at virksomheten mottar et brev hvor det fremkommer at Arbeidstilsynet vil foreta en inspeksjon/tilsyn på bedriften.

Dersom tidspunktet for varslet tilsyn ikke passer bedriften, bør bedriften snarest skriftlig informere Arbeidstilsynet. Bedriften bør begrunne utsettelsen og foreslå en ny dato for tilsyn. Vi anbefaler at daglig ledere/fabrikkledelsen eller andre i ledelsen alltid er til stede ved inspeksjonen.

Arbeidstilsynet skal i nevnte brev informere om hva etaten ønsker å se og hva slags dokumentasjon bedriften skal fremlegge for Arbeidstilsynet under tilsynet. Et eksempel kan være kontroll av virksomhetens systematiske HMS-arbeidet hvor blant annet kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og avvikssystemet skal fremkomme. Arbeidsgiver bør informere alle ansatte om tidspunktet for tilsynet og hva som er formålet og bakgrunnen for tilsynet.

UHINDRET ADGANG
Under tilsynet har arbeidsgiver og verneombud rett til å være tilstede. Arbeidstilsynet skal ha uhindret adgang til ethvert sted som omfattes av loven. Både arbeidsgiver, verneombud og ansatte har plikt til å forklare seg om forhold som omfatter tilsynet. Arbeidsgiver har som hovedregel rett til å være tilstede ved intervju, men tilsynet kan nekte i enkelte tilfelle. Inspeksjonen avsluttes med et møte, hvor Arbeidstilsynet går igjennom bedriftens fremlagte dokumentasjon, ref. Arbeidstilsynets brev. I tillegg vil inspektøren gi en muntlig tilbakemelding etter tilsynet og gjennomgå det vedkommende eventuelt har mfunnet av brudd.

Dersom det er et eller flere forhold som ikke tilfredsstiller arbeidsmiljølovens krav skal Arbeidstilsynet forklare hvorfor det er en mangel og hvordan det kan rettes opp. Er det forhold som er enkle å rette på, kan Arbeidstilsynet i møte be bedriften rette opp forholdet og senere få oversendt dokumentasjon på at det er gjort. Arbeidstilsynet skal gi en skriftlig rapport til arbeidsgiver om resultatet av kontrollen med kopi til verneombudet og eventuelt BHT.

IKKE VARSLET TILSYN
Slike tilsyn benyttes som oftest ved mistanke om sosial dumping og gjennomgang av maskiner, tekniske installasjoner, utstyr e.l. Ved slike tilsyn skal Arbeidstilsynet dersom det er praktisk mulig, ta kontakt med arbeidsgiver og verneombudet. Tilsynsmyndighetene skal alltid legitimere seg. Det er viktig at de ansatte er kjent med mulighetene for slike tilsyn, og at arbeidsgiver og verneombudet skal være tilstede.

VARSEL OM PÅLEGG
Dersom Arbeidstilsynet under inspeksjonen finner brudd på regelverket, vil Arbeidstilsynet skriftlig varsle virksomheten om pålegg; «Varsel om pålegg». I dette varslet vil bedriften alltid få en frist til å rette opp forholdet i henhold til arbeidsmiljølovens regler. Dersom bedriften innen fristen, skriftlig dokumenterer at mangelen er rettet opp, vil Arbeidstilsynet skriftlig bekrefte at pålegget er «lukket», dvs. at pålegget er oppfylt. Mener bedriften at varselet om pålegg er feil, for eksempel at det ikke foreligger noe brudd på regelverket, har bedriften 3 – tre – uker til å klage på varselet.

RISIKOREDUSERENDE TILTAK
Hvis bedriften ikke retter opp mangelen innen den frist som er satt i «varsel om pålegg», vil bedriften få et skriftlig pålegg om å gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å tilfredsstille kravene i regelverket. Det vil bli satt en frist for gjennomføring av pålegget. Et pålegg kan for eksempel være utformet slik:
«Arbeidsgiver må gjennomføre kartlegging og risikovurdering av arbeidsmiljøet». Det skal på bakgrunn av risikovurdering utarbeides nødvendige tidfestede planer for risikoreduserende tiltak. Frist for gjennomføring: 01.10.2016
Pålegget anses som oppfylt når kopi av kartlegging, risikovurdering og handlingsplan er oversendt Arbeidstilsynet, jfr. Arbeidsmiljølovens § 18-6.»

TVANGSMULKT
Hvis en virksomhet ikke gjennomfører Arbeidstilsynets pålegg innen fristen, vil Arbeidstilsynet varsle om vedtak for tvangsmulkt for hvert brudd. Det vil samtidig gis en frist for tilbakemelding/kommentarer. Hvis bedriften fortsatt ikke gjennomfører påleggene vil det løpe en tvangsmulkt pr. virkedag fra fristens utløp inntil pålegget er dokumentert oppfylt.

OVERTREDELSESGEBYR
Arbeidstilsynet kan ilegge bedriften et overtredelsesgebyr som maksimalt kan utgjøre 15 ganger grunnbeløpet i folketrygdloven (en G er 92 576 kr. pr. 1. mai 2016) Et slikt gebyr kan gis blant annet dersom overtredelsen er svært alvorlig og det er et gjentagende brudd som arbeidsgiver/ledelsen er klar over (skyld).

UTSETTELSE
Er bedriften av den oppfatning at de trenger noe mer tid på å rette opp mangelen og/ eller innhente korrekt dokumentasjon, er det viktig at bedriften snarest skriftlig ber om en utsettelse av et eventuelt pålegg eller et overtredelsesgebyr. Det må gjøres i god tid innen den fristen som er satt for «varsel om pålegg» eller «overtredelsesgebyr» og bedriften må begrunne utsettelsen. Det samme gjelder varslet vedtak om tvangsmulkt.

Advokatene i NHO Mat og drikke bistår medlemsbedriftene innen spørsmål relatert til sykefravær og oppfølging. Som medlem i NHO Mat og Drikke kan du ta kontakt ved behov for hjelp.

Les flere saker fra siste utgave av bladet Kjøttbransjen.

Utviklet av 07 Web
Bransjeoversikt