Kjøtt- og fjørfebransjens Landsforbund

Du er her: Forsiden / Jusspalten / Avtaler – et viktig styringsverktøy

Avtaler – et viktig styringsverktøy

Jushjørnet nr. 1, 2012 av Vaale-Hallberg, senioradvokat Haavind AS
- Noen arbeider til daglig med kontrakter, mens for andre er avtaleforhandling og avtaleskriving noe som gjøres sjeldent.

På mange måter gjenspeiles dette i de mange kontraktene som blir oversendt til advokater for gjennomgang eller som av ulike grunner havner i rettssystemet.

Vaale_Hallberg_Marie

Marie Vaale-Hallberg, senioradvokat i Advokatfirmaet Haavind AS

Gode avtaler er ikke enkle å skrive, og normalt bør en søke juridisk råd for å sikre at avtalen ivaretar behovene til virksomheten på egnet måte. Muntlige avtaler er i prinsippet like bindende som skriftlige avtaler, men det er liten tvil om at avtaler alltid bør nedfelles skriftig: Muntlige avtaler kan opplagt være vanskelige å dokumentere, og involverer følgelig risiko i seg selv.

Styringsverktøy
En skriftlig avtale har som sin viktigste funksjon å dokumentere hva partene har avtalt og kan på mange måter sees på et styringsverktøy. Skriftlige avtaler reduserer risikoen for uoverensstemmelser, men det fordrer naturlig nok at partene har brukt nødvendig tid på avtalens formuleringer slik at avtalen fremstår som klar og fullstendig.

– Må skrives med omhu
I utgangspunktet gjelder det få lovpålagte krav til hvordan en avtale må formes så lenge den gjelder mellom næringsdrivende. Avtalen må skrives med omhu for å sikre en nøyaktig angivelse av partenes rettigheter og forpliktelser. Hva som bør tas med i en avtale avhenger derimot av en rekke forhold: En leieavtale skrives på en helt annen måte enn en ansettelsesavtale eller innkjøpsavtale. Samarbeidsavtaler skrives på en annen måter enn fraktavtaler. Til tross for at avtalene varierer med hensyn til objekt, verdi og risikoaspekter, er det likevel mulig å gi noen generelle tips.

Produktspesifikasjoner
Sentralt for alle avtaler er at avtalens parter må angis nøye: Fullt navn og organisasjonsnummer bør angis. Det skal ikke være noen tvil om hvem som er bundet av avtalen, og det bør i forlengelsen av dette sjekkes hvem som har anledning til å undertegne avtalen på vegne av partene. Avtalen må på en nøyaktig måte angi hvem som skal gjøre hva, og til hvilke tidspunkter: Et høyt nøyaktighetsnivå er påkrevd for å sikre at alle, relevante detaljer er med. Her gjelder det å være kritisk til både egne og avtalepartens forslag. Stemmer avtaleteksten med det som faktisk skal leveres? Er alle tjenestene og produktene inkludert? I forlengelsen av dette kan ikke betydningen av gode produktspesifikasjoner og oppdragsbeskrivelser overdrives.

Rett og plikt
Angivelse av leveringsvilkår, inkl. frakt og risiko, utgjør dessuten sentrale elementer ved å fordele risikoen mellom partene. Bruk av Incoterms er ganske vanlig i kontraktsforhold, og det er essensielt at man har forstått premissene ved valgt leveringsform før avtalen inngås. Rett og plikt til å endre produktspesifikasjoner, inkludere nye produkter, angivelse av hvem som skal eie immaterielle verdier som skapes i samarbeidet etc. er momenter som bør reguleres i den grad det er eller kan være aktuelt. Ved innkjøp av teknisk utstyr og maskiner er det videre viktig å tenke igjennom hvem som skal ha ansvaret for eksempel for installeringen, og normalt bør man avtale tester (både på fabrikasjonssted og installeringssted) for å sikre rett kvalitet og yteevne, herunder legge til rette for nødvendige justeringer før overtakelsen finner sted.

Motstrid
I praksis opplever vi ofte at tilbudsbrev etc. er klippet rett inn i avtaleteksten. Det bør man være forsiktig med. Et tilbudsbrev er som regel gjenstand for forhandlinger og inneholder gjerne i tillegg en del forbehold: Innholdet i den endelige avtalen er normalt ikke helt sammenfallende med tilbudet. En annen problemstilling er når man i en avtale henviser til enten tilbudsbrev og/eller andre standardvilkår (typisk en av partenes kontraktsvilkår). Det kan da lett oppstå motstrid mellom dokumentene, fordi samme forbehold, typisk reklamasjonsadgang og betalingsbestemmelser, står flere steder men med ulikt innhold. Dette skaper en usikkerhet knyttet til hva partene egentlig har avtalt. Et godt råd er derfor å holde seg til ett avtaledokument.

Avtalemaler
En god del profesjonelle aktører har utformet egne avtalemaler ved typisk kjøp og salg. Avhengig av forhandlingsstyrken, krever en del aktører dessuten å bruke egne vilkår. Det er liten tvil om at gode, spesialtilpassede avtalemaler og oppdragsvilkår danner et godt utgangspunkt i forhandlinger med leverandører og kunder. Men er man den parten som får presentert andres vilkår, kreves det aktpågivenhet: Avtalevilkårene som presenteres kan være ubalanserte og av den grunn vanskelige å akseptere. I en slik situasjon må du reagere for ikke å kunne bli ansett å være bundet av vilkår du ikke ønsker.

Taushetsforpliktelser
Selv om de fleste avtaleparter forholder seg til avtalen som er inngått, og det derfor ikke er behov for å ha avtaledokumentet liggende fremme til daglig, er det grunn til å påpeke viktigheten av å ha god kjennskap til avtalene som virksomheten har inngått. God kjennskap til bedriftens avtaler og mulige risiko, slik som oppsigelsestid, prisendringsklausuler, hvordan bedriftssensitiv informasjon er underlagt taushetsforpliktelser osv utgjør en naturlig del av en bedrifts risikostyring. Alle sentrale avtaler, enten på grunn av økonomisk størrelse eller potensiell sårbarhet, bør derfor følges tett opp for å sikre at bedriftens posisjoner er forsvarlig ivaretatt. Er du i tvil, søk råd.

Ta kontakt
Har du spørsmål eller kommentarer til artikkelen så ta kontakt med advokat Marie Vaale-Hallberg hos Haavind. Det samme gjelder derson du har andre spørsmål eller behov for juridisk bistand i konkrete sake

Utviklet av 07 Web
Bransjeoversikt